La recherche de l’excellence dans la qualité des services de soins offerts aux citoyens passe par une bonne gestion de l’information. Ce qui rend la recherche documentaire plus importante que jamais au sein des établissements de santé. La gestion documentaire est un outil indispensable dans ces structures sanitaires. C’est pourquoi, quel que soit l’institution ou l’organisation, il faut faire preuve d’un souci constant et d’une gestion efficace de la production documentaire. Considérés comme des organisations complexes en pleine mutation et notamment du fait du nombre important de patients qu’ils accueillent au quotidien, les établissements sanitaires, restent les plus exposés à des flux documentaires assez considérables. A cela s’ajoute leur mission régalienne d’assurer des soins de qualité de premier niveau à la population. Parmi tous les démembrements de l’État, l’hôpital reste le plus tourné vers le public. Ce qui explique ce flux documentaire auquel il fait face dans la gestion des dossiers médicaux. En effet, les dossiers médicaux sont produits dans le cadre de la prise en charge thérapeutique des patients. Aussi désignent-ils les activités de recherches médicales de l’hôpital. Il s’agit des dossiers médicaux des malades, les documents de laboratoires et des pharmacies mais également les dossiers inhérents aux recherches scientifiques. Il est donc nécessaire à partir de ces grands ensembles que constituent les archives de démontrer l’importance de la gestion de ces dossiers en vue d’une prise en charge efficiente des patients. Cependant, ces derniers constituent une source d’informations soumise aux règles du secret médical. Leur responsable doit prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés. Au regard de la sensibilité de ces informations sous le sceau de la sensibilité et de la confidentialité,leur gestion est d’une importance capitale d’abord pour le malade (le patient), ensuite pour les médecins et chercheurs (scientifiques) et enfin pour la hiérarchie (les décideurs). En outre, le dossier est ouvert lors de la consultation chez le médecin. C’est là que sont consignées toutes les informations civiles et médicales concernant le patient. Il contient les prescriptions du médecin. Ces informations témoignent de son état de santé à une période donnée et serviront de preuves en cas de litiges ou de contentieux. C’est là tout le sens de la rédaction de certificats médicaux. Ces renseignements vont également permettre d’avoir un suivi régulier de sa prise en charge médicale. De ce point de vue, le dossier médical est alors un moyen d’améliorer la qualité des soins, ceci dans le but d’une meilleure gestion de la santé des populations. Par conséquent, l’intérêt est double, aussi bien pour le médecin que pour le patient. C’est un moyen permettant de faire le suivi, mieux, il constitue une approche globale et la synthèse de toutes les pathologies retrouvées chez le patient et enfin, la transmission des données aux divers intervenants dans le cadre de la continuité des soins.
En sus, la traçabilité exigée dans le dossier favorise la mise en place des actions préventives concernant le patient et simplifie la gestion du patient dans le système de santé. Il s’y ajoute que, la bonne tenue du dossier médical oblige les personnels médicaux à adapter leurs pratiques aux contraintes médico-légales. Ces dossiers constituent aussi pour le médecin un moyen de preuve et de défense en cas de recherche en responsabilité ou en cas de plainte…

Moussa Diaw, professionnel de l’information documentaire.

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